Foreningen er dataansvarlig i forhold til såvel foreningens medlemmer, som eksterne samarbejdspartnere, hvorfor der er udarbejdet nedenstående privatlivspolitikker:
Foreningens medlemmer:
Foreningens medlemmer er registreret i et elektronisk medlemskartotek, hvoraf fremgår navn, adresse, telefonnummer og mailadresse.
Under hensyn til den nye persondatabeskyttelseslov, ligger kartoteket udelukkende på en privat computer, hvortil kun foreningens kasserer har adgang. Computeren er udstyret med diverse sikkerhedsprogrammer.
Så snart et medlem melder sig ud af foreningen, sørger kassereren for, at alle oplysninger om medlemmet slettes.
Nye medlemmer bliver ved indmeldelsen i foreningen bedt om skriftlig accept på, at de ovennævnte personoplysninger må registreres i databasen.
Foreningens samarbejdspartnere og andre interessenter
Hornbæk Lokalhistoriske Forening og arkiv har kontakt med en række samarbejdspartnere, hvormed der løbende vil foregå mailkorrespondance. Foreningen sørger for, at kun verserende mailkorrespondance forefindes i mailsystemet.
Ovennævnte er ligeledes gældende for mailkorrespondance med mennesker, der henvender sig til arkivet, for at indhente oplysninger og viden om arkivets samlinger og øvrige arbejde.